Mail powitalny to świetny sposób, aby przełamać pierwsze lody i przywitać się z zespołem (szczególnie interesująca opcja dla introwertyków 😉). Nie wymaga osobistego kontaktu, pozwala poznać członków firmy i jest stosunkowo szybki do opracowania.
Mail powitalny może być wysłany zarówno od strony pracownika, jak i pracodawcy. My dziś omówimy taką wiadomość powitalną od strony pracownika.
Zaczynajmy!
Czym jest mail powitalny?
Mail powitalny, jest to wiadomość, którą nowy pracownik wysyła do swoich kolegów z pracy, tuż na samym początku przygody z firmą. Ten typ e-maila służy jako pomoc podczas inicjowania kontaktu i wdrażania pracownika w szeregi firmy. Oprócz tego, ma na celu:
- nawiązanie pierwszego kontaktu z nowymi współpracownikami,
- pokazanie entuzjazmu w związku z podjęciem nowej pracy,
- czy wyrażenie gotowości do współpracy z zespołem.
W wiadomości, nowy pracownik może zawrzeć dowolny content. Może na przykład, krótko przedstawić się, wyjaśnić swoje doświadczenie i umiejętności, a także wyrazić swoje oczekiwania wobec nowej pracy.
Jest to dobry sposób na zaprezentowanie się w nowym środowisku i nawiązanie pierwszych kontaktów, co może przyczynić się do lepszego wkomponowania w zespół i szybszej adaptacji w nowym miejscu pracy.
Jednak mail powitalny nie powinien zastąpić osobistego przywitania się z zespołem. Stanowi on jedynie wstęp i jest pierwszym krokiem do zainicjowania przyjaźni.
Dlaczego powinieneś wysłać mail powitalny?
Jest wiele powodów dla których możesz wysłać powitalną wiadomość, w tym:
Rozpoczęcie relacji z zespołem
Wysłanie maila powitalnego to dobry sposób na pozytywne rozpoczęcie relacji z nowymi współpracownikami i zbudowanie mocnych fundamentów do przyszłej przyjaźni. Dzięki temu można szybciej wtopić się w nowe środowisko.
Pokazanie się z dobrej strony
Wysłanie maila powitalnego pokazuje, że nowy pracownik jest zainteresowany swoją pracą i już na początku angażuje się w życie firmy. To również okazja, aby wyrazić swój entuzjazm związany z dołączeniem do zespołu i rozpoczęciem nowej kariery. Dzięki temu można pokazać, że jest się pozytywnie nastawionym i gotowym do pracy.
Przedstawienie siebie
To też szansa, aby nowy pracownik krótko opowiedział o sobie i wyjaśnił, jakie ma doświadczenie związane ze stanowiskiem, na które został przyjęty. Szczególnie introwertycy mogą mieć opory związane z przedstawianiem się, ale dzięki wiadomości email problem ten znika. To więc idealny sposób na zaprezentowanie swojego potencjału i pokazanie, co może przynieść do zespołu.
Wysłanie maila powitalnego to więc prosty gest, który może mieć pozytywny wpływ na atmosferę w firmie oraz na relacje między pracownikami.
Co powinieneś wiedzieć zanim wyślesz mail powitalny
Jednak, zanim wyślesz taki e-mail, musisz rozważyć pewne kwestie, które pozwolą Ci pokazać się z dobrej strony i nie spowodują gafy. Z tego powodu weź pod uwagę:
#1 Ton i styl e-maila
Dowiedz się, w jakim tonie i stylu powinna być napisana wiadomość. Czy w oficjalnym, profesjonalnym tonie, czy jednak w luźnym, potocznym? Czy możesz wprowadzić elementy osobiste, aby wyrazić swój entuzjazm i pokazać, że jesteś pozytywnie nastawionym, czy nie wypada tego robić? Warto zwrócić uwagę na te elementy i dostosować się do nich, lecz ponad wszystko pamiętaj, aby zachować kulturę.
#2 Czas wysłania e-maila
Ten rodzaj wiadomości powinien zostać wysłany w ciągu pierwszych kilku dni pracy, aby pokazać, że nowy pracownik chce nawiązać kontakt z zespołem. E-mail nie będzie miał sensu po miesiącu pracy. Można nawet wysyłać go w pierwszym dniu, gdyż wówczas nowy pracownik zajmuje się wtedy sprawami organizacyjnymi i poznaje firmę od wewnątrz. A im szybciej, tym lepiej.
#3 Adresaci e-maila
Warto upewnić się, do kogo dokładnie ma trafić powitalny e-mail. Czy powinien zostać wysłany do wszystkich pracowników, czy tylko do określonej grupy? Przed jego wysłaniem warto skonsultować się z przełożonym, aby uniknąć nieporozumień. Zwróć również uwagę na dane kontaktowe pracowników, takie jak adresy ich skrzynek pocztowych, czy numer telefonu.
Co musi zawierać mail powitalny?
Oto kilka elementów must have, które muszą znaleźć się w wiadomości powitalnej:
🖋 Odpowiedni tytuł
Odpowiedni tytuł w mailu powitalnym ma duże znaczenie, ponieważ to właśnie on jest pierwszą rzeczą, którą odbiorca zobaczy. Tytuł powinien być krótki i zwięzły, jednoznacznie informujący o treści maila. Dzięki temu odbiorca od razu wie, że otrzymał mail powitalny od nowego pracownika i otworzy go z ciekawością.
W innym razie, nieodpowiedni tytuł może spowodować, że mail zostanie zignorowany lub uznany za spam. Jeśli tytuł będzie zbyt ogólnikowy lub niejasny, odbiorca może uznać, że mail nie jest istotny lub nie dotyczy go bezpośrednio.
🤵 Zwrot grzecznościowy
Zwrot grzecznościowy jest o tyle niezbędny, że pozwala on na nawiązanie pozytywnego kontaktu z odbiorcą. Jest to element kultury biznesowej, który potwierdza, że nadawca szanuje odbiorcę i stara się nawiązać z nim dobry kontakt.
Zwrot ten jest także ważny ze względu na jego funkcję komunikacyjną. Używając właściwych zwrotów, można jasno określić adresata i styl komunikacji, co ułatwia przekazywanie informacji i uniknięcie nieporozumień.
📃 Treść zasadnicza
W tym momencie powinieneś zawrzeć to, co chcesz najbardziej przekazać nowym kolegom z pracy. Może to być krótkie przedstawienie swojego doświadczenia, zainteresowań, celów związanych z nową pracą lub po prostu informacja o tym, jak bardzo cieszysz się z możliwości dołączenia do zespołu.
Najważniejsze jest, aby treść była krótka, zwięzła i jasna, a jednocześnie ciepła i przyjazna.
💻 Gotowość do podjęcia współpracy
Warto też wyrazić gotowość do podjęcia współpracy z nowymi znajomymi. Możesz napisać, że jesteś otwarty na propozycje i sugestie dotyczące pracy oraz chętnie dowiesz się wszystkiego, co niezbędne.
Dzięki temu pokażesz, że jesteś zainteresowany współpracą (a to z pewnością zostanie docenione przez nowych kolegów), zbudujesz pozytywny wizerunek wśród nowych kolegów i zyskasz ich szacunek.
🖐 Zakończenie
Ostatnim krokiem w pisaniu maila powitalnego od pracownika jest miłe zakończenie oraz podpisanie się swoim imieniem i nazwiskiem.
Możesz na przykład napisać: "Jeszcze raz chciałbym wyrazić swoją radość związaną z przyjęciem do zespołu”. Na koniec krótkie, ale życzliwe “miłego dnia”, “do zobaczenia”, bądź nawet “pozdrawiam”. Następine imię i nazwisko, i już gotowe!
Przykłady maila powitalnego
👔 Oficjalny
Temat: Nowy członek zespołu.
Szanowna grupo,
Chciał(a)bym wykorzystać tę okazję, aby serdecznie przywitać was, jako mój nowy zespół w firmie [nazwa firmy]. Jestem bardzo zadowolony(a), że mogę do was dołączyć i, że będę się z wami rozwijać. Mam nadzieję, że moje doświadczenie i umiejętności będą wspaniałym dodatkiem dla naszej organizacji.
Na sam początek, chciałem(am) się przedstawić. W branży [nazwa branży] pracuję od [liczba lat]. Od zawsze działam z pasją i dążę do osiągnięcia najlepszych wyników. Uważam, że w tej firmie czekają na mnie interesujące wyzwania oraz możliwości rozwoju i kariery. Ufam, że będzie się nam komfortowo i bezpiecznie pracowało, a także, że rozwiniemy naszą znajomość.
Cieszę się na nasze spotkanie, które odbędzie się jutro o godzinie [godzina] w [miejsce]. Będzie to okazja do poznania was wszystkich oraz do porozmawiania o naszych projektach i celach.
Jeszcze raz serdecznie witam i trzymam kciuki za naszą owocną współpracę!
Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko]
[stanowisko]
👚Nieoficjalny
Temat: Yay! Miło mi was poznać!
Witajcie nowi znajomi!
Chciał(a)bym się przywitać z Wami i powiedzieć, jak bardzo się cieszę, że dołączyłem(a)m do Waszego zespołu jako [stanowisko]. Jestem bardzo podekscytowany(a), że będę miał(a) okazję pracować z tak utalentowanymi ludźmi i uczyć się od Was wszystkiego, co najlepsze.
Wierzę, że razem osiągniemy wiele wspaniałych rzeczy i zrealizujemy cele naszej firmy. Chciał(a)bym też wykorzystać tę okazję, aby podziękować Wam za ciepłe przyjęcie i za pomoc, którą otrzymałem(a)m już na starcie.
W najbliższych dniach chętnie poznam Was lepiej i zacznę pracować na pełnych obrotach. Jeśli macie jakieś wskazówki, rady lub sugestie, jakie chcielibyście mi przekazać, proszę, nie krępujcie się – jestem otwarty(a) na wszelkie propozycje i pomysły.
Jeszcze raz dziękuję za ciepłe przyjęcie i nie mogę się doczekać naszej współpracy!
Miłego dnia,
[Twoje imię]
Przywitaj pracownika online
Poza emailem powitalnym warto też przeprowadzić spotkanie onboardingowe. Jeśli nie masz na nie miejsca ani czasu, postaw na spotkanie online! A w tym już pomoże LiveWebinar.
LiveWebinar to zaawansowana i łatwa w użyciu platforma do prowadzenia spotkań online, która oferuje wiele zalet w porównaniu do innych narzędzi.
LiveWebinar pozwala na łatwe i szybkie uruchomienie spotkania online bez konieczności pobierania dodatkowego oprogramowania. Wystarczy jedynie założyć konto i zalogować się na platformie, a następnie stworzyć wirtualną salę konferencyjną.
Nasze narzędzie oferuje również wiele funkcji, które ułatwiają prowadzenie spotkań online, takie jak:
- wbudowany kalendarz,
- system powiadomień,
- narzędzia do udostępniania prezentacji, plików i ekranu
- oraz rozbudowany system zarządzania uczestnikami.
LiveWebinar jest wysoce skalowalny i można go łatwo dostosować do potrzeb każdej firmy, czy każdego pracownika, bez względu na branżę. Co więcej, oferuje on niezawodną jakość transmisji, co oznacza, że Twoje spotkania online będą przebiegać bez zakłóceń!
Postaw na LiveWebinar i przywitaj swoich pracwników tak, jak należy!
Witanie nowych pracowników nigdy nie było łatwiejsze
Maile powitalne są niezbędne podczas onboardingu i często łamią pierwsze lody w kontakcie z nowym zespołem. Jeśli dodasz do nich również spotkania online, sprawisz, że pierwsze wrażenie na Twój temat będzie jeszcze bardziej pozytywne!
LiveWebinar jest idealnym narzędziem do prowadzenia spotkań onboardingowych, dzięki swoim zaawansowanym funkcjom, skalowalności, czy niezawodnej jakości transmisji.
Wypróbuj nasze narzędzie już dziś i powitaj swój nowy zespół jak należy!