Ustalenie długości trwania webinaru może być wymagającym i trudnym zadaniem. W poniższym krótkim przewodniku wyjaśniamy, na czym polega webinar, jak go zorganizować i od czego uzależnić jego ramy czasowe. Szukasz wskazówek, które pozwolą Ci ustalić, ile powinien trwać Twój idealny webinar? Jak efektywnie unikać dłużyzn i utrzymywać uwagę uczestników na wysokim poziomie? Czy warto robić przerwy w trakcie spotkania online? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej!
Czym są webinary i dlaczego warto je organizować?
Mianem webinarów lub webinariów określa się spotkania, które w całości odbywają się w przestrzeni wirtualnej, z wykorzystaniem narzędzi umożliwiających komunikację online na odległość. Webinary mogą przybierać różne formy – konferencji, wykładów czy lekcji. Jest to zatem doskonały sposób na skontaktowanie się z ludźmi, którzy przebywają w różnych miejscach lub nie mogą pojawić się na spotkaniu osobiście.
Zalety webinarów
Organizowanie webinarów ma mnóstwo zalet. Jedną z nich jest to, że są one dużo łatwiejsze w przygotowaniu, niż wydarzenia offline, gdyż nie wymagają rezerwacji sal, dojazdu czy zakwaterowania. Z powodzeniem mogą więc wziąć w nich udział osoby, które aktualnie znajdują się w różnych lokalizacjach, a nawet różnych strefach czasowych – do połączenia się wystarczy jedynie urządzenie ze stabilnym dostępem do internetu. Webinary są zatem doskonałym sposobem na dzielenie się wiedzą i komunikowanie się z innymi niezależnie od tego, jaka odległość Was dzieli, bez konieczności wychodzenia z domu.
Ponadto, webinary to także świetny, uniwersalny sposób na przekazywanie różnych rodzajów informacji, np. dydaktycznych, szkoleniowych czy marketingowych. Platformy takie jak LiveWebinar wspierają tworzenie i rozpowszechnianie różnorodnych treści za pośrednictwem spotkań online, niezależnie od tego, jak długi czas na nie przewidziałeś. Oprócz treści tekstowych, LiveWebinar umożliwia Ci również operowanie multimediami, takimi jak obraz, dźwięk czy wideo, aby urozmaicić i wzbogacić Twój przekaz i zaciekawić Twoich gości.
Od czego zależy długość trwania webinaru?
Nie istnieje jednoznaczna odpowiedź na pytanie o idealną długość trwania webinarów. Czas musi być dostosowany do tego, jak obszerne są treści, które chcesz przekazać, tego jakie aktywności zaplanowałeś dla uczestników i tego, jaki charakter będzie mieć spotkanie. Często bowiem zdarza się, że ramy czasowe webinaru są nam narzucone z zewnątrz, np. gdy prowadzimy lekcje online (45 minut) lub wykłady na uczelni (90 minut) – wtedy ograniczeni jesteśmy ustalonym odgórnie harmonogramem. Wówczas nie mamy, niestety, możliwości modyfikacji czasu trwania spotkania, i musimy dopasować do niego ilość materiału, jaki chcemy omówić.
Unikanie dłużyzn – praktyczne wskazówki
Różne poradniki podają różne widełki czasowe idealnego webinaru, co może wydawać się nieco frustrujące, zwłaszcza, gdy dopiero stawiasz pierwsze kroki w tworzeniu spotkań online. Większość z nich nie przekracza jednak górnego limitu 90 minut, czyli właśnie tylu, ile trwa przeciętny wykład akademicki. Jeśli webinar będzie trwać zbyt długo, stanie się on dla uczestników nużący i męczący, nawet jeśli postarasz się zaprezentować im przygotowany materiał w ciekawy sposób. Pamiętaj, że w przypadku spotkań online jakość jest dużo ważniejsza niż ilość, dlatego warto zrobić gruntowny przegląd treści, jakie chcesz wygłosić, i wybrać spośród nich te, które są kluczowe dla zrozumienia danego zagadnienia.
Co jednak zrobić, gdy ograniczenie czasowe wymusza rezygnację z prezentacji materiałów, na których bardzo Ci zależy? Z pomocą przychodzi biblioteka plików LiveWebinar. Za jej pomocą możesz szybko i bezproblemowo udostępniać uczestnikom spotkania online przygotowane wcześniej treści, np. pliki tekstowe, obrazy, dźwięk, wideo lub prezentacje multimedialne. Jest to doskonałe rozwiązanie, które pozwoli na uzupełnienie wiadomości – Twoi goście będą mogli zapoznać się z nimi w wolnej chwili po zakończeniu webinaru, a Ty unikniesz niepotrzebnych dłużyzn, skutkujących znudzeniem i zniecierpliwieniem. Dodatkową zaletą tej funkcji jest możliwość pobierania przesłanych plików i przeglądania ich w trybie offline.
Uwaga uczestników
Organizując webinary, warto również pamiętać o możliwościach koncentracji, które mogą różnić się między poszczególnymi osobami. To, jak długo dana osoba potrafi koncentrować się na jednej rzeczy – temacie webinaru – jest zależne od wielu czynników, na które nie zawsze mamy wpływ, np. pogody. Zbyt długi czas trwania webinaru, zwłaszcza, gdy nie zapewnisz uczestnikom odpowiednio częstych przerw, sprzyja spadkowi uważności.
Utrzymywanie koncentracji i zaangażowania uczestników na wysokim poziomie przez cały czas trwania webinaru wymaga od organizatora dużej ilości własnej pracy oraz wyczucia. Dzięki platformom takim jak LiveWebinar możesz korzystać z różnorodnych narzędzi, które pomogą Ci stworzyć wciągające webinary. Dodatki takie jak możliwość dyskusji w mniejszych grupach, moderowany czat czy wyświetlanie prezentacji wspierają aktywizację i zaangażowanie uczestników w spotkanie.
Długość webinaru – jak zaplanować i przeprowadzić spotkanie online?
Jeśli masz możliwość samodzielnie lub w zespole zdecydować, ile będzie trwać Twój webinar, musisz wziąć pod uwagę kilka czynników. Podane poniżej aspekty wystąpienia, nad którymi warto się pochylić, są równie ważne w przypadku, w którym długość webinaru jest determinowana przez okoliczności zewnętrzne, gdyż pomogą Ci one wpasować się w narzucone ramy czasowe.
Plan spotkania
Gdy już ustalisz długość trwania webinaru, konieczne jest stworzenie jego schematu, który pozwoli Ci trzymać się wcześniejszych ustaleń. Schemat trwania webinaru powinien zawierać listę tematów, jakie chcesz poruszyć, kolejność w której zamierzasz do nich nawiązać, oraz orientacyjny czas przewidziany na każdy wątek. Dobrym pomysłem będzie zatem stworzenie listy lub tabeli, gdyż jest to czytelna forma, która pozwoli Ci na bieżąco śledzić Twoje postępy i szybko sprawdzić, czy trzymasz się swojego planu. Przy każdym kolejnym punkcie warto zapisać orientacyjny czas, jaki chcesz poświęcić na dane zagadnienie, i kontrolować jego upływ np. z zegarkiem czy minutnikiem.
Powitanie i pożegnanie nie powinny trwać dłużej niż kilka minut. Powitanie jest także czasem na wstępne przedstawienie tematyki i przebiegu webinaru oraz ewentualną krótką prezentację Twojej marki. Z kolei pożegnanie to miejsce na podsumowanie – najlepiej, by zostało ono wcześniej przygotowane – podziękowanie gościom za obecność oraz zachętę do odwiedzenia np. Twojego sklepu, strony internetowej czy social mediów. Przed zakończeniem webinaru, jeśli Twoje widełki czasowe na to pozwalają, możesz także zorganizować sesję pytań i odpowiedzi, podczas której to goście będą mogli poruszyć kwestie, które wzbudziły ich największe zainteresowanie lub wymagają dodatkowych wyjaśnień. Oprócz zadawania pytań ustnie, LiveWebinar wspiera także inne formy przeprowadzania Q&A, np. za pomocą moderowanego czatu na żywo.
Przerwy
Jeśli Twój webinar trwa długo, robienie przerw jest koniecznością – to właśnie podczas odpoczynku będziesz mógł naładować baterie do dalszych części wystąpienia, a pozostali uczestnicy zresetują się, by móc efektywnie przyjmować nowe informacje. Przerwa w webinarze to także czas na przygotowanie sobie posiłku oraz odpoczynek dla oczu. Szczególnie istotnym jest to, by nie zapominać o napojach, zwłaszcza jeśli dużo mówisz – butelka lub szklanka wody pomoże Ci uniknąć chrypki i innych dolegliwości, które mogłyby utrudnić dokończenie webinaru. Pamiętaj jednak, by długość przerwy dopasować do ram czasowych, jakimi dysponujesz, gdyż zbyt długi czas jej trwania mógłby sprawić, że nie uda Ci się w pełni zrealizować planu spotkania.
Segmentacja
Robienie przerw podczas webinaru jest doskonałym sposobem na to, by podzielić go na segmenty tematyczne. Wówczas każda kolejna przerwa jest jednocześnie końcem danego segmentu, a po powrocie do webinaru rozpoczyna się omawianie następnego wątku. Niezależnie od tego, czy na dane zagadnienie chcesz przeznaczyć pięć minut, piętnaście, czy godzinę, uporządkowanie ich jest konieczne, by uniknąć chaosu organizacyjnego. Większe segmenty warto podzielić na kilka lub nawet kilkanaście mniejszych partii, by móc łatwiej przestrzegać ustalonej wcześniej listy oraz pilnować przeznaczonego na dany wątek progu czasowego.
Feedback
Opinie uczestników webinaru są cennym źródłem informacji na temat jego jakości i tego, co należy poprawić lub zmodyfikować podczas przyszłych wystąpień. Długość spotkania nie stanowi wyjątku od tej reguły – to właśnie feedback uczestników może Ci pomóc w dopasowaniu czasu trwania kolejnych webinarów do ich oczekiwań. Funkcja przeprowadzania ankiet LiveWebinar jest doskonałym sposobem na zebranie anonimowych opinii, których analiza dostarczy Ci odpowiedzi na pytanie, jak długo powinny trwać Twoje przyszłe webinary i jak dobrze potrafisz zarządzać ich czasem. Pamiętaj też, by nie traktować ewentualnej krytyki jak ataku personalnego, lecz jak punkt wyjścia do dalszego doskonalenia swoich umiejętności.
Podsumowanie
Długość trwania webinaru zależna jest od wielu czynników, na które nie zawsze będziesz mieć wpływ. Oprócz ustalenia idealnego czasu przeznaczonego na spotkanie, niezwykle istotna jest również dobra organizacja spotkania, która pozwoli trzymać się ustalonego wcześniej planu i utrzymać uwagę uczestników na wysokim poziomie. Jeśli chcesz tworzyć ciekawe i angażujące webinary, już dziś odwiedź nas na https://www.livewebinar.com/ i sprawdź, jak możemy wspierać Cię w tym celu!