Facebook

Przygotowania do webinaru: Co zrobić przed, w trakcie i po webinarze?

Czy kiedykolwiek próbowałeś zorganizować webinar, ale po opracowaniu planu nie wiedziałeś, co robić dalej? Jak powinieneś promować swoje wydarzenie? Gdzie Twoi potencjalni uczestnicy spędzają czas? Jak dotrzeć do nich i przekonać ich, że powinni wziąć udział w Twoim nagraniu na żywo? 

Nie ma się czym martwić. Choć przygotowanie wydarzenia jest proste dzięki naszemu intuicyjnemu oprogramowaniu LiveWebinar, stworzenie solidnej strategii promocji jest o wiele trudniejsze. Dobre zaplanowanie webinaru również nie jest łatwe. Zdajemy sobie sprawę, że nie każdy jest pełnoetatowym marketingowcem – ale zawsze warto wiedzieć, co, gdzie i kiedy wykonać, aby Twój webinar był sukcesem. 

Aby ułatwić Ci zadanie, przygotowaliśmy krótki przewodnik ze wskazówkami, które mogą Ci się przydać na każdym etapie planowania webinaru. 

Najpierw ustal swoje cele i KPI

Po pierwsze - zanim zaczniesz planować, co dokładnie powinno znaleźć się na webinarze, pomyśl o szerszej perspektywie.

Zdefiniuj swoje cele - określ cel webinaru i to, co chcesz osiągnąć, organizując go. Czy chcesz dotrzeć do większej liczby potencjalnych klientów? A może chcesz pobierać opłaty za dostęp do wydarzenia i w ten sposób zarabiać?

Ustal konkretne, mierzalne KPI (Key Performance Indicators), aby wiedzieć, na których metrykach skupić się podczas całego procesu organizacji. Bez tak zdefiniowanych celów nie będziesz w stanie przeprowadzić sensownej oceny projektu, wyciągnąć odpowiednich wniosków i ulepszyć kolejnych webinarów.

Planowanie webinaru - co należy zrobić przed webinarem?

Niektórzy twierdzą, że planowanie webinaru powinno trwać około ośmiu tygodni, jeśli zaczynasz od zera. Bądźmy jednak realistami - mało kto ma tyle czasu, by poświęcić go na organizację jednego webinaru. Oczywiście, stworzenie całego wydarzenia cyfrowego, takiego jak konferencja, wymaga więcej uwagi niż jednorazowe spotkanie online.

Oszacowaliśmy czas, jaki może być potrzebny na przygotowanie spotkania online od samego początku. Poniżej znajdziesz te etapy!

Sześć tygodni przed webinarem

Kiedy cele są już zdefiniowane, należy określić grupę docelową. Tworzenie person marketingowych pomoże w określeniu charakteru potencjalnych uczestników. Pamiętając o ich preferencjach, można łatwiej wybrać kanały transmisji webinaru i całej komunikacji. Na tym etapie planowania webinaru powinieneś wybrać platformę, poprzez którą zorganizujesz swoje wydarzenie.

Jeśli nie udało Ci się wybrać jeszcze konkretnego tematu webinaru, teraz jest na to odpowiedni czas. To pozwoli także zaplanować działania marketingowe i przydzielić zadania na najbliższe tygodnie. Wszystkie te informacje są niezbędne do przygotowania treści na webinar oraz na wydarzenie, które zamierzasz utworzyć później.

Miesiąc przed webinarem

W tym etapie, możesz zacząć od stworzenia unikalnego landing page'a poświęconego rejestracji. Upewnij się, że można swobodnie udostępnić taką stronę w mediach społecznościowych. Nie chcesz przecież stracić okazji do pozyskania ruchu organicznego, prawda? Pozwól także na integrację z kalendarzem online, aby uczestnicy mogli dodać wydarzenie do swoich cyfrowych kalendarzy.

Utwórz wydarzenie w mediach społecznościowych. Nawet jeśli nie będziesz transmitować swojego webinaru na Facebooku czy LinkedInie, możesz dodać link retargetingowy, który przeniesie osoby zainteresowane uczestnictwem bezpośrednio na stronę rejestracji. W tym kroku, musisz określić godzinę i datę, a także dodać tło spójne z wizerunkiem marki i oddające charakter wydarzenia.

Trzy tygodnie przed webinarem

Email marketing może zdziałać cuda, jeśli połączy się go z planowaniem webinaru. Najskuteczniejszy jest wtedy, gdy treści są przygotowane z wyprzedzeniem i zaplanowane do automatycznego wysyłania w regularnych odstępach czasu. Dlatego na trzy tygodnie przed webinarem należy przygotować kilka gotowych do wysłania wiadomości.

Pierwsza z nich powinna zawierać zapowiedź wydarzenia. Celem powinno być przyciągnięcie uwagi odbiorców, dlatego Twoim zadaniem jest przekazanie im istotnych informacji o webinarze w atrakcyjny sposób. Pamiętaj o wymyśleniu chwytliwego tytułu e-maila i ciekawej nazwy webinaru.

Przygotuj projekty e-maili na najbliższe tygodnie: jeden z agendą webinaru, kilka przypomnień i wiadomość z podziękowaniem, którą wyślesz po zakończeniu spotkania online. 

Regularnie aktualizuj swoje wydarzenia na Facebooku lub LinkedIn poprzez publikację postów. Możesz przedstawić uczestnikom prelegentów lub gości webinaru i napisać krótką biografię każdego z nich. Jeśli sam będziesz prowadzić transmisję, możesz stworzyć zestaw infografik i postów z angażującymi pytaniami związanymi z tematem Twojego wystąpienia.

Tydzień do webinaru

Został już tylko tydzień! To dobry czas, aby przejrzeć nasze listy z poprzednich etapów i upewnić się, że niczego w Twoim planowaniu nie brakuje. Następnie możesz przejść do kolejnych kroków - tym razem zaznaczając zaplanowane zadania na tydzień przed wydarzeniem online.

Pamiętaj o regularnym publikowaniu postów w mediach społecznościowych i to nie tylko na stronie wydarzenia! Jeśli masz konto na Instagramie, możesz dodawać treści związane z webinarem do Insta Stories. Masz TikToka? Wykorzystaj go w promocji, jeśli to właśnie tam znajduje się Twoja grupa docelowa. 

Wyślij e-mail z przypomnieniem i zachętą dla tych, którzy jeszcze nie zadeklarowali swojego udziału. Może to być zestaw bonusów dla najbardziej zaangażowanych uczestników lub kod rabatowy dla każdego, kto weźmie udział w Twoim wydarzeniu.

Na tym etapie należy również skontaktować się z osobami współprowadzącymi z Tobą webinar. Poproś ich o potwierdzenie udziału i odpowiedzi na wszystkie pytania, które mogą pojawić się na tym etapie. Możesz także poprosić o materiały, z których będą korzystać, jeśli mają je już przygotowane - choć wiele osób przygotowuje prezentacje z kilkudniowym wyprzedzeniem. Chcesz, aby współpraca przebiegała bezproblemowo? Wyślij krótkie instrukcje pokazujące, jak korzystać z wybranej przez Ciebie platformy webinarowej. LiveWebinar posiada zestaw przewodników krok po kroku, dzięki którym wszystko pójdzie tak gładko, jak to tylko możliwe.

Trzy dni do webinaru

W tym momencie wszyscy zaczynają odczuwać podekscytowanie zbliżającym się wydarzeniem. Nadszedł czas, by jeszcze raz przyjrzeć się liście przygotowań. Po upewnieniu się, że wszystkie zadania zostały wykonane, można przejść do następnego kroku. Powinno to pomóc Ci skupić się na zadaniach bez niepotrzebnego stresu.

Skontaktuj się więc z prezenterami i zapytaj o ich status przygotowania do wydarzenia. Jeśli przygotowali już prezentacje, można poprosić o kopię, aby mieć “backup”, który w razie potrzeby będzie można wykorzystać. Czasami pokazanie zewnętrznego pliku PowerPoint może być trudne podczas prowadzenia transmisji online, dlatego takie kwestie warto dopracować z wyprzedzeniem.

Skoro już mówimy o planowaniu webinaru, nie zapomnij o wysłaniu maila do uczestników oraz wszystkich osób z listy kontaktów. Tym, którzy zdecydowali się wziąć udział w webinarze, wyślij przyjazne przypomnienie. Do pozostałych odbiorców nadaj wiadomość z korzyściami dołączenia do Twojego webinaru. Być może uda Ci się przekonać przynajmniej część osób, które do tej pory wahały się, czy wziąć udział w wydarzeniu.

Dzień webinaru

Tutaj nadchodzi cel planowania webinaru. To ważny dzień, ale nie ma powodu do stresu, ponieważ wykonałeś już świetną robotę, przygotowując webinar i promując go.

Dziś skup się na tych działaniach:

  • Bądź aktywny w mediach społecznościowych - dodaj ostatnie przypomnienia do Stories i postów do swojego wydarzenia na Facebooku/LinkedIn.
  • Wyślij ostatnie przypomnienie do osób, które zadeklarowały swój udział w webinarze. E-mail powinien zawierać szczegóły i link przekierowujący do wydarzenia. Nawet jeśli transmisja odbywa się na Facebooku, zawsze dobrą praktyką jest dodanie w mailu adresu URL. 
  • Możesz użyć skracacza linków i śledzić, ile osób korzysta z tego adresu, by dotrzeć do strony docelowej webinaru.

Przeprowadź próbę generalną - jeśli organizujesz webinar samodzielnie, możesz przeprowadzić próbę generalną. Jeśli prowadzisz konferencję, może to być trudny orzech do zgryzienia, ale wciąż jest to możliwe. Możesz dołączyć do webinaru przed publicznością i sprawdzić, czy wszystko działa bez zakłóceń.

WSKAZÓWKI I PORADY:

  • Wykorzystaj każdą minutę!
  • 30 minut przed webinarem przypomnij o zbliżającym się wydarzeniu, publikując post na Instagramie/Facebooku/LinkedIn Stories.
  • Spraw, by wydarzenie było dostępne zarówno dla cyfrowych imigrantów, jak i tubylców.
  • Jeśli dostęp do webinaru jest bezpłatny, zaktualizuj opis wydarzenia na Facebooku/LinkedIn, dodając link retargetingowy. Może to przyspieszyć i ułatwić uczestnikom włączenie wideo na żywo. Choć szukanie adresu URL w ostatnim poście może wydawać się oczywiste dla Ciebie, może być problematyczne dla innych użytkowników.
  • Nie zapomnij o planowaniu webinaru - miej w pobliżu listę kontrolną webinaru.
  • Dzięki temu zawsze możesz sprawdzić wszystko, co jest potrzebne i zrobić notatki na marginesie, aby dodać dodatkowe zadania.

Po webinarze

Jeden dzień po

Uprzejmość to podstawa, niezależnie od tego, czy spotykasz się z kimś w realu, czy online. Zawsze wysyłaj maila z podziękowaniem, by okazać wdzięczność za czas, który uczestnicy poświęcili na Twoje wydarzenie.

Aby poprawić jakość przyszłych wystąpień i list kontrolnych webinarów, wyślij ankietę do uczestników i poproś ich o opinie. Jeśli wolisz, możesz to zrobić także w trakcie webinaru i po jego zakończeniu. LiveWebinar daje Ci opcję Testów i Ankiet, dzięki którym możesz zapytać o opinię, kiedy uczestnicy są jeszcze "rozgrzani". Możesz zebrać wszystkie odpowiedzi w jednym miejscu i przeanalizować je później.

Ponieważ planowanie wydarzenia i webinaru dobiegło końca, powinieneś zamknąć stronę docelową. Nie będzie już potrzebna, więc czas się z nią pożegnać.

Trzy dni po

Nie pozwól uczestnikom zapomnieć o minionym wydarzeniu. Ludzie uwielbiają liczby, więc dobrym pomysłem może być przygotowanie infografiki z kluczowymi danymi, takimi jak liczba uczestników, współczynnik konwersji lub innymi informacjami, które przedstawiają webinar w dobrym świetle. Możesz ją opublikowanie w mediach społecznościowych. Niezależnie od tego, jakie treści wybierzesz, stwórz na swoich profilach post podsumowujący Twoje wideo.

Minęło już kilka dni, więc nadszedł właściwy czas, by podzielić się materiałami z uczestnikami. Wyślij je pocztą elektroniczną. Pomyśl o zapytaniu swoich zwolenników w mediach społecznościowych i na liście kontaktów, czy chcą otrzymać plik z kluczowymi spostrzeżeniami. W ten sposób możesz wysłać je również do tych, którzy nie uczestniczyli w wydarzeniu, aby w przyszłości stali się lojalnymi członkami Twojej grupy odbiorców!

Dodatkowe wskazówki, o których zawsze powinieneś pamiętać

  • Zapisuj wskazówki dotyczące planowania webinaru, zbieraj dane, analizuj je i wyciągaj wnioski. Poproś odbiorców i innych prezenterów (jeśli współprowadzisz webinar) o informacje zwrotne, aby poznać swoje mocne i słabe strony.
  • Zbierając raporty z mediów społecznościowych i webinaru, uważaj na tzw. vanity metrics. Są to liczby, które można łatwo śledzić, ale które w rzeczywistości nie mają większego znaczenia dla Twojej firmy. Zwróć uwagę na to, które liczby są warte śledzenia i mają znaczenie, abyś mógł nauczyć się, co działa na Twoją korzyść.
  • Zaznacz wszystkie pola z listy kontrolnej webinaru i zacznij generować kontakty

Dlaczego miałbyś w ogóle rozważać zorganizowanie webinaru, skoro jest tyle rzeczy do zrobienia poza organizacją wydarzenia? Nie pozwól, by te punkty Cię zniechęciły.

Na szczęście nie musisz pamiętać wszystkich kroków związanych z planowaniem webinaru. Zapisz ten post i wracaj do niego, kiedy tylko potrzebujesz. Powodzenie!

Zapewnij swojej firmie najlepsze rozwiązania

Utwórz darmowe konto.